Mặc dù các cuộc trò chuyện hỗ trợ chủ yếu do khách hàng bắt đầu, trong một số trường hợp, nhân viên hỗ trợ của bạn có thể muốn tự liên hệ với khách hàng. Ví dụ: đó có thể là một nỗ lực thành công của khách hàng trong đó các đại lý chỉ muốn kiểm tra xem người dùng đang hoạt động như thế nào hoặc để thông báo cho họ về việc bảo trì hoặc sự chậm trễ. Với Freshdesk, bạn có thể gửi email đi từ bộ phận trợ giúp của mình, chuyển chúng thành vé và theo dõi tiến trình của chúng.
Để gửi email đi, đi đến ' New' thả xuống ở góc bên phải của helpdesk > New Email (từ biểu tượng bên cạnh hình ảnh hồ sơ cá nhân đại lý):
Lưu ý: Các New Email tùy chọn chỉ có sẵn dưới mới thả xuống khi Cho phép các đại lý để bắt đầu cuộc trò chuyện với khách hàng? được chuyển sang BẬT trong Quản trị> Email
Thao tác này sẽ mở ra một trang email soạn, nơi bạn có thể gửi email cho bất kỳ khách hàng mới nào hoặc cho các địa chỉ liên hệ hiện có của bạn. Đây là danh sách tất cả các trường mà bạn sẽ cần điền trong khi thực hiện việc này.
- Từ địa chỉ - Bạn có thể chọn gửi từ bất kỳ hộp thư nào được định cấu hình trong Quản trị> Email
- Để giải quyết - Người nhận email có thể là khách hàng hiện tại hoặc khách hàng mới. Địa chỉ email mới của khách hàng sẽ tự động được thêm làm địa chỉ liên hệ. (Xin lưu ý rằng hiện tại bạn không thể gửi email cho nhiều hơn một người nhận. Nếu bạn nhập nhiều địa chỉ email vào trường 'Tới', chỉ địa chỉ email đầu tiên mới nhận được email.)
- CC - Bạn có thể CC bất kỳ số lượng liên hệ hiện có / mới.
- Chủ đề - Email sẽ không được gửi đi nếu không có chủ đề. Đây sẽ là chủ đề của vé được tạo thông qua email này.
- Nội dung email - Bạn có thể định dạng nội dung của email và thêm hình ảnh nếu cần. Chữ ký đại lý cũng có thể được sửa đổi trong nội dung email.
- Thuộc tính - Sau khi bạn nhấn gửi, Freshdesk sẽ gửi email và cũng chuyển cuộc trò chuyện này thành vé. Vì vậy, trang soạn thảo cũng sẽ có thuộc tính vé.
Nhấp vào Gửi sau khi bạn hoàn tất việc soạn email. Để tạo một email khác, hãy chọn hộp kiểm Gửi email khác .
Lưu ý: Nếu bạn đã định cấu hình Nhiều sản phẩm (có sẵn từ gói Bất động sản) trong quầy trợ giúp của mình, trường 'Sản phẩm' sẽ không hiển thị trên trang Email Đi. Địa chỉ 'Từ' được liên kết với sản phẩm cụ thể sẽ tự động lấy tên 'Sản phẩm' tương ứng sau khi vé được tạo.
Theo mặc định, vé sẽ được đánh dấu là Đã đóng và được giao cho đại lý gửi email. Điều này đảm bảo rằng các bộ định thời SLA không chạy một cách không cần thiết trên một vé đi. Sau khi bạn gửi email, bạn sẽ được đưa đến vé tương ứng.
Lưu ý: Bạn có thể không xem được vé mới trong trang danh sách vé vì các chế độ xem mặc định của bạn thường không bao gồm Vé đã đóng.
Sau khi khách hàng trả lời email, thư trả lời sẽ được thêm vào phiếu và Trạng thái được thay đổi thành Mở. Bộ tính giờ SLA bắt đầu chạy tại thời điểm này và bạn sẽ có thể thấy "Đến hạn theo thời gian" của vé ngay.
Link: https://support.freshdesk.com/support/solutions/articles/211974-sending-an-outbound-email-